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展览运输:细节决定一切
发布时间:2012年07月26日 | 来源:环球石材网
 展览会是一个系统工程,从组展到展品运输,再到展台搭建,直到展览本身,环环相扣,任何一环脱节,展会便无法顺利进行。在整个展览流程中,展览运输是一个打前战的工作。记者近日就运输的话题,采访了宝川国际运输有限公司经理周宇逊。在他对运输的解读中,参展商或许会得到一些启发。

  运前:事无巨细做准备

  一些大型展览会,组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。一个展览会有国际展商,也有国内展商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时,会同时将运输代理在海关备案。组展商委托了哪家运输公司,海关才受理哪家公司的报关业务。

  将货物详情告诉运输商

  周宇逊告诉记者,参展商在确定参展以后,组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解,该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时,运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络,并会将一份货单传给参展商,上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出,参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商,比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。

  包装箱的标签要细致入微

  在国内,展品的包装通常由参展商自己解决。包装一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。

  周宇逊对记者说:“这些虽然是细节,但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称,没有写展会名称,就会耽误运输。比如北京国际展览中心很大,经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。”

  企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况,企业找的运输商常常为了压低成本,将货物转包出去。展品经常会被几次转包,最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手,最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚,展览会的运输代理去提货的时候,就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季,展览会的运输商每天收到的货物很多,常常分属不同的展览会。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。

  一些大件设备,比如纺织机械等,基本都是大厂商生产的,他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输,展品包装外的标识更要全面。周宇逊对记者说:“这些方面,欧美国家比较规范。比如在较大设备的箱外,他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志,表明这里是可以用来吊的位置。另外,机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。”这样,展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品,在包装时里面要加好防震的材料,箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放,也应该标明清楚。因为在航空运输货物进不去舱门时,运输人员如果看到不能倒放的标志,就不会倒放,而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。

  国际展商不能随意选择运输商

  一个展览会有国际展商,也有国内展商。一些国际性的运输公司,国际展商通常由其代理去与其联络。国际展商虽然可以选择运输商,但需要注意的是:对于普通商品来说,参展商可以任意选择一个运输公司来承运,但是对属于海关监管的展览品的运输,则不是任何公司都能被选择的。按海关的规定,展品进来时暂时不收税,因为展览会闭幕后还要出境,在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉,产生一些逃税问题。而在众多运输公司中,目前,并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。
  运中:紧密联系运输商 发货后及时告诉运输商

  完成了发货准备后,参展商便要发货。发货后要通知展览运输商,告诉对方负责人已经发货,并将运单传真过去,将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话,最好以文件的形式发传真,一是便于对方留底查货,二是展览会期间很忙,对方联系人不在的情况下,也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。

  参展商要有专人负责运输

  在运输过程中,并不是将货物发完就了事了。与运输代理的沟通最为重要。作为参展商,参加展览会每个环节应该由专人负责,运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好,运输公司通常会有找不到人的情况发生,这样很容易耽误时间。

  灵活应对特殊情况

  另外,在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例,参展的货物通常是开幕前两天运到,但经常会有例外情况。比如,一个最典型的例子,去年在北京中国国际展览中心由中国纺织工业协会、中国国际贸易促进委员会主办的第九届中国国际纺织机械展览会(CITM E 2004)举办日期是10月12日至16日。该展开幕前,北京市交管部门突然下达一道规定,9月25日到10月7日不准外地车进京。由于纺织机械往往是非常大型的设备,光调试至少就要用上两天时间,所以许多企业都要早早地进入场馆。所以,作为运输代理的宝川公司,只好通知企业要么提前运展品,要么10月7日以后再运。

  北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期,往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解,但 展览运输商对此经验会更丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。为了应对这种情况,一些集装箱夜里进京,但是展览中心无人上班,无法卸货,而且晚上操作的危险性比较大。如果参展商有特殊情况需要夜里加班,要与运输方沟通好,由运输方负责与展览中心和搬运方协调,但是夜里加班费用应该由参展商支付。

  进馆:迅速有序搬进场

  在整个运输环节中,进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容,进馆就像是在打仗。

  对于参展商来说,进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物,但一些展览会很多参展商的展品却是自己运进展馆的。

  留心游击队式的搬运工

  目前,很多展览馆管理不善,展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。组展商与指定的展览运输商都合同在先,如果在搬运中出现展品或人员的损伤,参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。

  游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时,通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工,因此在搬运过程中,常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜,但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。

  为节省时间,进馆要听从展览运输商的安排

  由于展览会展前准备时间非常短,因此,展品进馆时间就更显紧张。所有展商都希望自己第一个进馆、第一个出馆,但这是不现实的。在一些大型机械展中往往有这样的事情发生,某个展商的展品很大,其第一个进馆并挡在展馆中间,之后谁的展品也进不去。为了尽量节约进馆时间,参展商应该听展览运输商的安排,由展览运输商凭经验统筹安排,通过这种方式尽可能地争取时间。

  一些特殊展览,如纺织机械展需要有测试的时间。有的大机器测试需要很长时间,而竞争对手又与自己在展会上同台竞争,这就考验一个公司在整个流程中的现场协调和操作能力。

  运中:紧密联系运输商 发货后及时告诉运输商

  完成了发货准备后,参展商便要发货。发货后要通知展览运输商,告诉对方负责人已经发货,并将运单传真过去,将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话,最好以文件的形式发传真,一是便于对方留底查货,二是展览会期间很忙,对方联系人不在的情况下,也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。

  参展商要有专人负责运输

  在运输过程中,并不是将货物发完就了事了。与运输代理的沟通最为重要。作为参展商,参加展览会每个环节应该由专人负责,运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好,运输公司通常会有找不到人的情况发生,这样很容易耽误时间。

  灵活应对特殊情况

  另外,在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例,参展的货物通常是开幕前两天运到,但经常会有例外情况。比如,一个最典型的例子,去年在北京中国国际展览中心由中国纺织工业协会、中国国际贸易促进委员会主办的第九届中国国际纺织机械展览会(CITM E 2004)举办日期是10月12日至16日。该展开幕前,北京市交管部门突然下达一道规定,9月25日到10月7日不准外地车进京。由于纺织机械往往是非常大型的设备,光调试至少就要用上两天时间,所以许多企业都要早早地进入场馆。所以,作为运输代理的宝川公司,只好通知企业要么提前运展品,要么10月7日以后再运。

  北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期,往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解,但 展览运输商对此经验会更丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。为了应对这种情况,一些集装箱夜里进京,但是展览中心无人上班,无法卸货,而且晚上操作的危险性比较大。如果参展商有特殊情况需要夜里加班,要与运输方沟通好,由运输方负责与展览中心和搬运方协调,但是夜里加班费用应该由参展商支付。

  进馆:迅速有序搬进场

  在整个运输环节中,进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容,进馆就像是在打仗。

  对于参展商来说,进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物,但一些展览会很多参展商的展品却是自己运进展馆的。

  留心游击队式的搬运工

  目前,很多展览馆管理不善,展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。组展商与指定的展览运输商都合同在先,如果在搬运中出现展品或人员的损伤,参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。

  游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时,通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工,因此在搬运过程中,常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜,但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。

  为节省时间,进馆要听从展览运输商的安排

  由于展览会展前准备时间非常短,因此,展品进馆时间就更显紧张。所有展商都希望自己第一个进馆、第一个出馆,但这是不现实的。在一些大型机械展中往往有这样的事情发生,某个展商的展品很大,其第一个进馆并挡在展馆中间,之后谁的展品也进不去。为了尽量节约进馆时间,参展商应该听展览运输商的安排,由展览运输商凭经验统筹安排,通过这种方式尽可能地争取时间。

  一些特殊展览,如纺织机械展需要有测试的时间。有的大机器测试需要很长时间,而竞争对手又与自己在展会上同台竞争,这就考验一个公司在整个流程中的现场协调和操作能力。
 特别提示

  ★参展商要将货物的详细情况告诉运输商,比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。参展商有时会自己解决包装展品的问题。包装一定要细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。否则容易造成货物丢失或进错场馆的情况。

  ★展品包装外的标识要全面。比如在较大设备的包装箱外,要用特殊标志标明可以用来吊的位置、机器的重量、重心、方向等,这样,展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品,在包装时里面要加好防震的材料,箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放,也应该标明清楚。

  ★国际展商虽然可以选择运输商,但需要注意的是:对于普通商品来说,参展商可以任意选择一个运输公司来承运,但是对属于海关监管的展览品的运输,则不是任何公司都能被选择的。目前,并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。

  ★发货后要通知展览运输商,告诉对方负责人已经发货,并将运单传真过去,将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话,最好以文件的形式发传真,一是便于对方留底查货,二是展览会期间很忙,对方联系人不在的情况下,也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。

  ★与运输代理的沟通最为重要。作为参展商,参加展览会每个环节应该由专人负责,运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好,运输公司通常会有找不到人的情况发生,这样很容易耽误时间。

  ★北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期,往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解,但展览运输商对此经验会更丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。

  ★很多展览馆管理不善,展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服务的安全性没有保证。

  ★为了尽量节约进馆时间,参展商应该听展览运输商的安排,由展览运输商凭经验统筹安排,通过这种方式尽可能地争取时间。

  ★国际国内同题材的展览会很多,很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。如果是进口展品,就要事先与运输代理沟通,因为海关监管的产品,报关手续比较繁琐。如果两个展览会不在同一国,除了考虑海关转关时间的因素外,还要考虑运输的问题。每年某些季节是航空公司空运的旺季,有时候空港运输太紧,航空公司不接受订舱,这样会使展品无法及时运抵目的地。

  ★如果到国外参展,在运输代理的选择上也要慎重。国内的一些公司要价很便宜,但是对国外情况不了解。因此,参加国际展览尽量选择一些有国际代理关系的公司,这样参展商的货物安全性会就有保障。

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